Il lavoro di immissione dei dati nel computer

Il lavoro di catalogazione, così come l’avevo organizzato, procedeva alacremente e sempre più libri entravano nel computer. Il conteggio degli items fatto automaticamente dal programma informatico segnava il nostro progresso a comune soddisfazione. Le registrazioni dei libri nel computer erano iniziate nel settembre 1988 con il programma Techlib. Quando, nel marzo 1990, siamo passati al nuovo programma Aleph, abbiamo potuto riconvertire 12.041 record dal programma precedente. Dall’aprile 1991 si è potuto usufruire di un numero maggiore di catalogatori. Nel 1992 potevamo segnalare un aumento di 43.000 volumi e l’11 maggio 1993 il personale della biblioteca poteva festeggiare con grande soddisfazione il raggiungimento di 100.000 record.

Le immissioni riguardavano anzitutto i nuovi acquisti, che entravano per la prima volta in Biblioteca, ma una buona parte si riferiva anche al pregresso, a libri già catalogati dai nostri predecessori nella biblioteca centrale e nei seminari e presenti con le relative schedine nel grande schedario alfabetico a dizionario della biblioteca. Quando tutti i libri del pregresso fossero stati inseriti nel computer, lo schedario sarebbe stato superato dal data base elettronico. Intanto sorgevano due problemi:
1) la sospensione della stampa delle schede e l’alimentazione dello schedario cartaceo. A questo lavoro avevo dedicato i miei primi tre anni di lavoro in biblioteca, impiegando molta fatica e tempo. Sapevo quali limiti avesse lo schedario cartaceo e quanto lavoro richiedesse l’inserimento di oltre 10000 schede al mese. Il sistema automatizzato moltiplicava per 20 le possibilità di ricerca fornite dallo schedario cartaceo, per cui resistevo con profonda conoscenza di causa e convinzione alle insistenti richieste di alcuni docenti per la sua continuazione.
2) La sospensione progressiva dello schedario cartaceo faceva parte della razionalizzazione della gestione della biblioteca. Arrivai al congelamento dello schedario cartaceo che poco alla volta veniva assorbito e sostituito da quello elettronico. I due sistemi risultavano per ora complementari e dovevano coesistere per lungo tempo, e poi conservato per sempre come archivio storico. Personalmente non avrei però mai permesso la soppressione fisica dello schedario cartaceo, come fece in seguito purtroppo il mio successore. Una decisione assurda e inconcepibile la eliminazione delle centinaia di migliaia di schede, praticamente l’annullamento del lavoro di decine di anni dei nostri predecessori. Per di più non sono riuscito nemmeno a sapere i motivi della eliminazione e i criteri con cui una piccola parte è stata conservata.

Progettai una unificazione o un coordinamento delle biblioteche interne (i cosiddetti seminari). Ne esistevano una quindicina, perlopiù mal amministrate e grande fonte di doppioni. Dovetti lottare contro la resistenza atavica dei professori a mantenere queste bibliotechine che avevano talvolta un carattere personalistico. Per fare il punto della situazione, dopo aver fatto compilare un modulo per avere sottomano la reale situazione, organizzai un incontro con i responsabili delle varie biblioteche di seminario.

Crescita qualitativa e quantitativa

La Biblioteca è un organismo che cresce e si sviluppa dicono le regole di Ranganathan. Le abitudini dell’UPS erano particolari. L’acquisto libri era affidato alla buona volontà dei docenti i quali non sempre erano attenti a soddisfare questo accrescimento. Molti libri arrivavano per donazione, ma non sempre erano libri che ci interessavano. Decisi si arricchire la biblioteca di dizionari e opere consistenti nelle varie lingue, usufruendo anche delle offerte delle ambasciate, come per esempio dell’Ambasciata francese presso la Santa sede, alla quale chiesi una enciclopedia. Dai salesiani inglesi chiesi l’omaggio dell’ultima edizione dell’Enciclopedia britannica. Secondo le limitate possibilità economiche della biblioteca acquistai diversi dizionari linguistici per favorire i numerosi studenti stranieri.